Начальная страница АСГУ содержит 4 окна, которых в основном в работе будет использовать пользователь. 90 процентов времени можно работать не используя другие окна. Но, для начала работы, необходимо внести первоначальные данные.

Самой первой такой задачей будет заполнение реквизитов организации.

После того, как будет создана организация и будут заполнены её реквизиты, в списке «Задачи бухгалтера» появятся задачи, связанные с настройками учета:

• Проверить параметры учета;
• Проверить настройки учетной политики;
• Проверить список налогов и отчетов;
• Ввести начальные остатки;

Документ «Ввод данных по транспорту до начала ведения учета» необходим для того, что бы внести данные по автомобилям и агрегатам.

Для этого методом добавить можно внести непосредственно транспортное средство:

• Наименование
• Полное наименование
• Марка
• Модель
• Пробег
• отработанные моточасы
• Переключатель — учитывать моточасы (для агрегатов)

При выборе модели  необходимо установить нормы расхода

Для этого необходимо указать, с какой даты будут действовать устанавливаемые нормы.

Линейная норма указывает на основной расход на 100 км. в данной местности. включая доп. расходы (Кондиционер)

Базовая норма, как правило, паспортный расход

Норма кондиционера указывается в процентах

Норма транспорта с грузом (для передвижении грузовых  авто и автобусов)

Норма специальная на моточас —  указывается для агрегатов.

Так же не будет лишним заполнить информацию ПСТ, в котором содержатся характеристики автотранспортных средств и агрегатов, таких как

Серия и номер ПСТ

Идентификационный номер VIN

Марка

Модель

Тип ТС

Категория ТС

Модель двигателя

Номер двигателя

Номер шасси

Номер кузова

цвет кузова

Мощность двигателя

Рабочий объем двигателя

Тип двигателя

Экологический класс

Разрешенная масса

Масса без нагрузки

Гаражный номер

Грузоподъемность

Колонна Данные СТС и прочие

Справочник «Виды талонов» необходим для ведения учета талонов.

В данном справочнике указывается:

 номинал (кол. литров),

Контрагент (поставщик Талонов),

 ГСМ, 

вид топлива

наименование (то, как мы видим в программе)

Бюджетная аналитика нужна для разделения учета по видам бюджета, а именно по КФО, КПС, ИФО.

Алгоритмически, учет должен начинаться в программе с момента получения талонов Заведующим талонами ГСМ (главным механиком). для этого необходимо отразить данную хоз. операцию документом «Поступление талонов из кассы».

В документе отражены:

• Дата хоз. опреации;
• Организация;
• Сотрудник, который получил талоны, как правило имеющий роль «Заведующий талонами ГСМ»;
• Подразделение, для организаций, ведущих учет по обособленным подразделениям;
• а так же информация по поступивших талонах, их количество и сумма.

Учет талонов в программе ведется по партиям по методу FIFO.

Далее талоны выдаются водителям и отражается данная операция документов «Выдача талонов (водителю)»

Следующим этапом водитель заправляется на АЗС и отчитывается при заполнении и сдаче путевого листа

Документ путевой лист ведется на каждый день, когда используется транспортное средство.

Данные одометра и остатка в баке заполняются автоматически.

Для этого необходимо указать дату документа и время выезда, водителя и автотранспортное средство либо агрегат.  На вкладке «Маршруты» указывается Адрес убытия  и прибытия, а так же данные по загруженности автомобиля.

на вкладке Документы заправки указываются документы «Покупка ГСМ». Автоматический расчет затрат ГСМ производится на вкладке Списание ГСМ.

Документ Авансовый отчет нужен для того, что бы МОЛ (Материально-ответственное лицо) мог сформировать Авансовый отчет и отчитаться в бухгалтерию.